Étude de cas CAA – Service de gestion des impressions

" Infolaser et HP ont répondu à mes attentes avec brio " - Kin Lee- Yow , CIO

CAA SCO en bref

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Depuis plus de 100 ans, CAA South Central Ontario (SCO) s’est établi comme un leader innovateur et engagé à rencontrer et dépasser les besoins des automobilistes et des voyageurs canadiens.

CAA South Central Ontario améliore la qualité de vie de ses membres en offrant tranquillité d'esprit, satisfaction et valeur ajoutée pour tous leurs besoins touchant l’automobile, les assurances, les voyages et les produits et services associés.

• Nombre des membres CAA CSO : 1,9 million
• Nombre d'employés CAA SCO: 1338
• Appels répondus pour assistance routière: 1 027 096
• Nombre de polices d'assurance habitation souscrites: 53 312
• Nombre de polices d'assurance automobile souscrites: 80 402
• Nombre de polices d'assurance voyage souscrites: 139 426

Portée du mandat

CAA SCO a entrepris de rafraîchir la totalité de sa flotte d’équipements d'impression. La flotte d’origine était composée de 171 appareils, provenant de deux fabricants distincts, et comptant plus de 29 modèles différents à gérer. Les défis auxquels faisait face CAA SCO étaient les suivants :
• Taux élevé de pannes d’équipements (taux d’arrêts excessif) ;
• Gestion complexe de la flotte actuelle ;
• Volume d'impression en croissance(surtout en couleur) ;
• Obligation de s'engager dans des initiatives vertes ;
• Croissance des coûts en capital et d'exploitation ;

CAA SCO a invité plusieurs manufacturiers à proposer une solution pour répondre aux défis identifiés. Finalement, CAA SCO ont sélectionné HP en partenariat avec Infolaser Canada, spécialiste en gestion des services d’impression. Ensemble, ils ont proposé une solution qui permettrait à CAA SCO d'atteindre les trois objectifs suivants:
1 . Accroître la productivité et améliorer l'expérience des utilisateurs 
2 . Générer des bénéfices verts
3 . Réduire les coûts globaux

HP & Infolaser ont aidé CAA SCO à atteindre leurs objectifs en mettant en œuvre certaines des meilleures pratiques d'affaires en gestion d'impressions.

Objectif n ° 1 - Augmenter la productivité et améliorer l’expérience utilisateur

Les employés de CAA SCO expérimentaient beaucoup de pannes et de temps d'arrêt sur ​​leur flotte d’imprimantes et de copieurs. En raison du nombre élevé de modèles à gérer, ceci imposait un fardeau supplémentaire à l’équipe du support technique. De plus, cette situation causait une augmentation du temps nécessaire pour gérer les pilotes d’impression, les mises à jour des micrologiciels, etc

La solution HP & Infolaser

1 . Choisir la technologie la plus fiable

En choisissant HP comme plateforme technologique pour ce rafraîchissement de flotte, CAA SCO choisit le manufacturier le plus fiable sur le marché. Les imprimantes et MFP HP utilisent la technologie laser qui offre un taux d’intervention moins élevé que la technologie qui supporte les photocopieurs. À chaque changement d’une cartouche d’encre laser, jusqu'à 75 % de l’engin d'impression est remplacé

Les appareils d’impression et d’imagerie HP offrent également une plateforme à technologie ouverte. Cela se traduit par une gestion simplifiée de la flotte (logiciel de gestion WebJetadmin, Universal Print Driver) et une intégration des solutions logicielles améliorant la productivité telles que le pull printing, l’impression mobile et le workflow (HP FutureSmart & Plate-forme d'extensibilité ouverte - OXP).

2. Choisir le meilleur fournisseur de services de gestion d'impression

En choisissant Infolaser Canada comme fournisseur pour la gestion de son parc d’équipement d’impression, CAA SCO a conclu un partenariat avec le leader canadien en services de gestion d’impression (MPS).

Infolaser est un partenaire HP DSS (Document Solutions Specialist) et l'un des principaux partenaires HP en Amérique du Nord ayant l’expertise requise pour intégrer et déployer des solutions applicatives novatrices en imagerie et d'impression de HP.

Infolaser propose une approche de service unique dans l’industrie. En mettant l'accent sur ​​la prévention, Infolaser réduit les demandes de support au centre d’assistance de 80 % et les appels de service de 50%. Ils sont aussi en mesure de garantir un taux de fonctionnement d'une flotte d'appareils. Dans le cas de CAA SCO, Infolaser s'est engagé à garantir un taux de maintien de fonctionnement du parc supérieur à 99%.

Résultats

• Selon un sondage auprès des utilisateurs et du personnel du centre d’assistance, les pannes des équipements ont chuté de façon considérable et la gestion de la flotte a été grandement simplifiée;

• Au 2ème trimestre d’utilisation, Infolaser, grâce à la technologie HP, a permis de maintenir un taux de fonctionnement supérieur à 99%;
 

Objectif n ° 2 – Générer des bénéfices verts

Ce que le développement durable signifie pour CAA South Central Ontario

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CAA SCO travaille activement à réduire son empreinte écologique en remettant en question les  habitudes dans le milieu du travail. En visant un modèle d’opération éco-responsable et en mettant  en oeuvre des alternatives innovantes respectueuses de l'environnement dans la gestion de l’entreprise, CAA s’oriente vers un modèle d'entreprise plus durable.

 

 

Solutions HP & Infolaser

1. Utiliser  des appareils offrant des économies en énergie

Avant le rafraîchissement de la flotte, CAA SCO disposait d'une flotte d'imprimantes et de copieurs utilisant une ancienne technologie d’engins. Ces appareils utilisaient en moyenne de 15% à 50% plus d'énergie que leurs équivalents HP.

2. Réduire la quantité de papier gaspillé

HP & Infolaser ont proposé plusieurs solutions pour aider CAASCO à réduire la quantité de copies oubliées, souvent laissées sur une imprimante ou une photocopieuse. Ils ont intégré une solution d’impression sécurisée (HPAC) utilisant des lecteurs de cartes de proximité afin d’authentifier les usagers et leur permettre d’accéder à leurs travaux d'impression. L'objectif est d'économiser au moins 10 % du volume d'impression dans les zones administratives.

3. Réduire les déchets électroniques

En utilisant d’avantage d’appareils produisant des formats A4 plutôt que des formats  A3, en choisissant la technologie HP, plus fiable et dont la durée de vie dépasse les 5 ans, et en recyclant leurs cartouches d’encre avec Infolaser, CAA SCO a considérablement réduit son empreinte carbone et a évité que plusieurs tonnes métriques de déchets électroniques ne finissent dans des sites d’enfouissement.

Résultats

  • HP et Infolaser ont permis à CAA SCO de réduire leur consommation électrique de 137 926 kWh /an (utilisation d'appareils plus efficaces et optimisation de la flotte) et $15000  sur les coûts d’électricité. Ceci équivaut  à une réduction des émissions de plus de 20 véhicules par année.
  • Avec la solution d'impression HPAC Pull Printing, HP et Infolaser ont permis de réduire le nombre de pages imprimées de près de 100 000 pages par trimestre sur les 3 sites administratifs. Ceci équivaut à environ 400 000 pages par an. Sachant qu’un arbre peut produire 8334 feuilles, CAA est en voie de sauver 48 arbres cette année
  • Au cours des 6 premiers mois suivant l’implantation de la nouvelle gestion par Infolaser, CAA SCO a recyclé plus de 703 kg de déchets électroniques.

Objectif n ° 3 - Réduire les coûts globaux

CAA SCO cherchait à réduire leurs dépenses d'exploitation liées à l'impression, plus spécifiquement  en réduisant le volume croissant des impressions couleur et les copies non réclamées.

Solution HP & Infolaser 

1. Actualiser la flotte de copieur 11x17 en les remplaçant avec des appareils format A4

Avant le rafraîchissement la flotte, CAA SCO disposait d'une flotte de 69 appareils produisant les formats 11x17 (A3). Une fois la flotte modernisée avec les appareils multifonction de HP, la quantité d'appareils produisant du 11x17 est passée à onze. En général, un appareil de format A4 a un coût en capital de 30 à 50% moindre qu'un appareil de format A3 équivalent. HP & Infolaser ont effectué un déploiement balancé de la flotte dans les 3 emplacements administratifs et réduit la quantité d'unités (22 appareils non remplacés).

2. Réduire les copies couleur

HP et Infolaser ont proposé plusieurs solutions pour aider CAA SCO à contrôler et réduire le volume d’impressions, surtout en couleur. Une solution d’impression sécurisée (HPAC) utilisant des lecteurs de cartes de proximité afin d’authentifier les usagers et leur permettre d’accéder à leurs travaux d'impression a été intégrée.  L'objectif était de réduire d’au moins 10 % le volume d'impression dans les 3 sites administratifs. La plate-forme technologique HP inclut la fonction de contrôle d'accès aux couleurs (Colour Access Control) dans le pilote d'impression universel (UPD). Ceci a permis d’imposer des règles relatives à l'impression couleur en lien avec des applications spécifiques et également limiter l'impression couleur par utilisateur ou par groupe.

Résultats

• Comparativement à la flotte précédente, la solution HP / Infolaser aura permis à CAA SCO d’économiser plus de 40 % sur leurs coûts d’exploitation et leurs coûts en capital.

• Après seulement 2 trimestres d'utilisation, la solution HPAC a contribué réduire le nombre de copies de près de 100 000 par trimestre.

En conclusion

HP & Infolaser souhaitent remercier la direction, l’équipe informatique,  les gestionnaires de projet, les directeurs de magasin et les usagers de CAA SCO qui ont contribué à la réussite de ce projet. Leurs collaboration et soutien inestimables ont été essentiels à l’atteinte des objectifs énoncés.

 

 

 

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